À FOURNIR
Certificats médicaux
9 dossiersRelance envoyée
CLUBS DE SPORTS DE COMBAT
La rentrée du club,sans la pile de dossiers.
Les familles s’inscrivent sur leur téléphone, pièces comprises.
Le club valide, encaisse à la salle ou en ligne, et garde le fil de la saison.
Un exemple concret
300 inscriptions en septembre.
Un trésorier bénévole, un soir par semaine.
La grille des formules est publiée le 25 août. Trois semaines plus tard, il faut savoir qui est inscrit, qui a payé, qui n’a pas rendu son certificat, et envoyer la liste au coach. Aujourd’hui, tout cela tient dans un tableur et dans des messages.
Les familles remplissent
Une page d’inscription par formule, sur téléphone : identité, responsable légal pour un·e mineur·e, certificat médical et photo déposés, consentement.
Le club décide
Un dossier à valider, à refuser ou à différer. Valider n’est pas encaisser : l’argent a son propre état, et un chèque en retard ne laisse personne à la porte.
L’outil garde le fil
Un email à chaque étape : accusé de réception, dossier validé, attestation de paiement. Relances de ce qui manque, export CSV pour le trésorier, liste WhatsApp par formule pour le coach.
Comment ça marche
Publiez la page.
Validez les dossiers.
Une saison, des formules, une page publique. Le reste est une file de dossiers que le club traite quand il a le temps.
Publiez votre page d’inscription
Une saison, vos formules et vos tarifs, vos questions (taille du kimono, niveau, licence). Le lien se partage par message, sur votre site ou vos réseaux.
Validez les dossiers
Chaque dossier dit ce qui lui manque : certificat, photo, autorisation parentale, règlement. Vous validez, refusez ou différez.
Encaissez comme vous voulez
À la salle par TPE, chèque, espèces ou Pass’Sport, ou en ligne en 1 ou 3 fois sans frais pour la famille. Chaque paiement est une écriture.
Suivez la saison
Qui vient, qui ne vient plus, qui est parti·e. Les billets du gala. Les relances. Le CSV du trésorier.
DOSSIER 2026-2027Lina M. · Enfants niveau 1
Complet
2. RÈGLEMENT
Réglé en 3 fois par prélèvement, sans frais : 1 échéance sur 3 prélevée, la prochaine le 5 octobre.
Chaque paiement est une écriture datée et signée
certificat-medical.pdfDéposé le 3 septembre · valable 12 mois
autorisation-parentale.pdfDéposée le 3 septembre · responsable légal renseigné
Vous gardez la main
L’argent reste au club.
La décision aussi.
Le club est le marchand : le paiement en ligne arrive sur son compte, jamais sur le nôtre. Et c’est le club qui valide un dossier, pas un paiement.
Jamais d’argent chez nous
Stripe Connect encaisse sur le compte du club, ou HelloAsso encaisse pour lui. Aucun paiement d’adhérent·e ne transite par la plateforme.
Régler à la salle reste le chemin principal
TPE, chèque, espèces, Pass’Sport, ANCV : un dossier validé qui réglera sur place est un·e adhérent·e actif·ve, pas un impayé.
Le 3 fois, sans frais pour la famille
Carte ou prélèvement, trois échéances mensuelles, le même total qu’en une fois. Proposé à partir de 60 € restant dus, sur les formules qui l’autorisent.
Un dossier validé ne se supprime pas
On l’annule, on l’archive. Un journal garde qui a validé, encaissé, archivé quoi : dix ans pour un paiement, comme le veut la comptabilité.
Pour qui
Le coach, le trésorier,
les familles.
Trois personnes, trois écrans, un seul dossier par adhérent·e.
01
Le coach
Qui vient, qui ne vient plus, qui est parti·e : l’état de présence sur chaque fiche, le taux de décrochage par formule et par tranche d’âge.
Liste WhatsApp par formule02
Le trésorier
Les paiements par moyen, le reste dû, les relances, et l’export CSV qui s’ouvre dans Excel sans assistant.
1 export, 0 ressaisie03
Les familles
Une page d’inscription sur téléphone, le paiement en 1 ou 3 fois sans frais, l’attestation de paiement par email.
0 € de fraisBilletterie
Le gala, le stage, la soirée.
Un événement, ses tarifs, une page de vente. Les billets partent par email avec leur QR ; le soir même, le contrôle d’entrée se fait sur un téléphone.
- Billets QR envoyés par email, jusqu’à 10 par commande
- Contrôle d’entrée sur téléphone : admis, déjà passé, à régler
- Rappel automatique la veille
Données de mineur·es
Traitées comme telles.
Responsable légal sur chaque dossier d’enfant, pièces dans un espace privé, réponses de santé jamais transmises à l’assistant, purge automatique des dossiers refusés et journal de qui a fait quoi. Une famille peut demander l’effacement, et vous pouvez l’exécuter.
Lire les questions fréquentesQuestions fréquentes
Avant de nous confier votre rentrée.
Faut-il encaisser en ligne pour utiliser l’outil ?
Non. Régler à la salle est le chemin principal : un dossier validé avec règlement différé est un·e adhérent·e actif·ve. Le paiement en ligne s’active quand le club le veut, avec son compte Stripe Connect ou HelloAsso.
Où va l’argent des adhésions ?
Sur le compte du club, directement. La plateforme ne détient jamais l’argent des adhérent·es : deux commerces, deux comptes.
Les familles paient-elles des frais ?
Avec Stripe, rien d’autre que le prix affiché : ni frais de service, ni supplément pour le 3 fois. Avec HelloAsso, la famille se voit proposer un pourboire facultatif, qu’elle peut refuser.
Que se passe-t-il quand un certificat médical manque ?
Le dossier le dit, la relance le demande, et le club décide : valider quand même, ou attendre. Un certificat déposé porte sa date de fin de validité.
Un enfant ne vient plus. Que fait l’outil ?
Sa fiche passe à « ne vient plus », datée, avec un motif si vous voulez. Le taux de décrochage par formule se calcule tout seul. Le dossier et le paiement ne bougent pas.
L’outil envoie-t-il des messages WhatsApp ?
Non, il n’y a pas d’API pour ça. Il prépare la liste des numéros par formule et le fichier de contacts à importer dans le téléphone ; le groupe, c’est vous qui le créez.
Nos données sont chez Sportyneo ou dans un tableur.
Elles s’importent : l’export Sportyneo et un tableur sont lus tels quels, les adhérent·es et leurs dossiers repris avec leur saison.
Combien ça coûte ?
[À confirmer : le modèle tarifaire des clubs n’est pas arrêté (réflexion #90, logiciel gratuit et commission sur les paiements en ligne, à la charge du club, jamais de la famille).]
Votre prochaine saison
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Le reste suit.
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